Hur att vara värd för en Van Slam (1 / 5 steg)

Steg 1: planering

Precis som organisera någon annan händelse, måste du börja med en plan.

1. Välj datum och tid för händelsen

När du väljer din dag, ska du tänka på följande:

• Väder - sedan Visa upp fordon nästan säkert kommer att äga rum utomhus, du vill välja ett datum när det blir nog trevligt för deltagarna att vilja vara utanför. Om vädret är dock för snäll, vill mest camping entusiaster vilja att campa i stället för att samla in på en parkeringsplats. YuKonstruct har varit värd sin Van Slam i September och maj, och på grund av den ovanligt varma våren i år, flera deltagare hoppat ur händelsen i maj njuta av vildmarken.
• Camping säsong - med värd händelsen i både höst och vår, vi känner att våren är bättre eftersom det ger människor idéer innan eller precis i början av säsongen camping. Många potentiella deltagare, kan emellertid inte vara beredda att dela sina pågående projekt under våren. Fördelarna med hålla händelsen i höst är att beslutsfattare har avslutat och fullkomnade sina camping projekt under hela sommarsäsongen.
• Deltagare/volontär tillgänglighet - medan du kan rekrytera de flesta volontärer och deltagare när du har angett datum, kontrollera att du har några nyckelpersoner tillgängliga den dag du väljer.
• Andra konkurrerande evenemang - innan slutföra din dejt, kolla din lokala evenemang kalendrar så att du inte har plockat en dag när de flesta människor kommer att vara upptagen med något annat (för oss som innebär att undvika stora musikfestivaler och helgdagar).

För timing, har vi lyckats med schemaläggning händelsen från 1 pm till 4 pm. Tre timmar är en tillräcklig tid för massor av fräsning om och mingel före och efter presentationer av varje fordonsägaren. Schemalägger evenemang mellan lunch och middag har fungerat bra för oss, men om du har mat lastbilar deltar, kan du upp sina odds att få verksamhet genom att planera tidpunkten runt typisk måltid timmar.

2. boka plats

Detta steg var lätt för oss eftersom vi visste att vi skulle vara värd för evenemanget i makerspace parkeringsplats och gård. Om du inte har ett eget utrymme som värd för evenemanget, kommer att du behöva hitta en lämplig plats. Någon stor parkering som låter dig ställa in för dagen bör fungera, men du kan vilja till överväga om det finns toaletter och om det finns en plats att ta skydd vid dåligt väder.

3. rekrytera volontärer och deltagare

Börja hitta andra människor som sover i sina bilar. Sätta ett samtal ute på sociala medier och be dina vänner om de vet vem som helst med en cool camping set-up. När du ser en intressant fordon parkerade bredvid dig, uppmana ägarna! Om det finns några lokala organisationer för utomhus enthuasiasts, kontakta dem för att fråga om de vet alla som vill delta. Nå ut till din favoritmat lastbilar och bjuda in dem också.