Hur man skapar en vetenskap Hack Day (5 / 8 steg)
Steg 5: Börja planera evenemanget
(Foto av Matt Biddulph)
Ordnas! Du kommer snabbt hitta att evenemanget äger en hel del organisation. Det rekommenderas att du skapar en egen wiki med PBworks för att organisera informationen för dig själv och alla medarrangörer. Spela in saker som mötesanteckningar, potentiella sponsorer, potentiella arenor, att göra-listor, Diverse idéer, logistik, kostnadsberäkningar, medarrangör ansvar, evenemangskalender, att döma struktur, e-mallar för att skicka till deltagare, etc.
Ange ett datum. Det är rekommenderat för att fastställa ett datum i minst 3 månader i förväg för planering, skaffa sponsorer och marknadsföring.
Uppskatta alla kostnader. Vetenskapen Hack Day är en fri händelse att delta och ger 5 gratis måltider, snacks och förfriskningar för alla deltagare så att alla kan fokusera på hacking (lektioner från SHD London: mindre öl, mer juice och koffein, mindre skräpmat, mer frukt). Som ger tillräckligt med mat, snacks och förfriskningar för alla på alla tar timmar upp större delen av kostnaderna. Vetenskapen Hack dag SF 2010 värd ~ 100 personer med total händelse kostnaden $3800 USD; Vetenskapen Hack Day London värd ~ 100 personer med total händelse kostnaden $6500 USD. Vetenskapen Hack Day SF 2011 värd ~ 200 personer med total händelse kostnaden $ 11 000 USD. Räkna ut vad minsta evenemanget kostar genom att uppskatta alla nödvändigheter. Även räkna ut vad din "trevligt att ha" budget skulle vara om du kan få tillräckligt sponsring för att täcka extra lik tote påsar, klistermärken, priser, etc.
Skapa en webbplats och wiki avsnitt. Skapa din egen webbplats eller kontakta ariel om att ha en Wordpress blogg installeras för http://sciencehackday.com/yourcity/ och att få tillgång till använda Twitter-konto. Börja blogga före händelsen! Uppdatera människor om status för planering, skapa ett samtal för sponsorer, peka på intressanta saker som skulle kunna användas eller inspirera människor för din vetenskap hacka Day.Create ett avsnitt om http://sciencehackday.pbworks.com för din stad - kommer du antagligen att ha sidor där människor uppmuntras att lista och registrera dig för idéer ledde fram till händelsen. När du har ställt in ett datum för händelsen, kontakta ariel listas på första sidan av http://sciencehackday.com.
Hitta sponsorer. Skapa en sponsoren prospektet utifrån din kostnadsuppskattning (t.ex. 3 sponsor nivåer kan vara $500, $2000 och $5000, se exempel sponsring Prospekt). Främja offentligt att du letar efter sponsorer och aktivt nå ut till olika organisationer.
Set-up deltagare registrering metod. Besluta vad din deltagare sign-up gräns är innan du måste lägga till personer i en väntelista. Det är normalt att vänta ~ 25 procent avhopp från det totala antalet personer som registrerar sig, så du kanske vill sätta din sign-up gräns något högre än din plats kapacitet. Bestämma när du vill öppna registreringen (Rekommenderad tid: ~ 6 veckor före evenemanget). Vi rekommenderar att du använder Eventbrite så du kan ha en lätt organiserad offentlig lista av alla bekräftade deltagare (och kanske sina Twitter-konton) så att de enkelt kan hitta varandra.
Rekrytera en panel av domare och skapa konkurrens kategorier. Skapa några tävlingskategorier för människor att vara intresserad (exempel: bästa användning av data, bästa design, people's choice award, bästa hårdvara hacka, etc.)
Schema och Lightning Talks. Här är ett exempel vetenskap Hack Day schema. Det rekommenderas att du håller introduktioner till ett minimum. I den inledande samtal, nämna dina motiv för att organisera och vad den allmänna andan i Science Hack Day är, berätta för deltagarna att inte oroa dig om de inte hittar ett team inom de första timmar (mycket av händelsen är om avlyssning och be folk vad de arbetar på), städning (badrum platser, wifi, övernattning), händelsen schema, och tackar sponsorer. Lightning talks (15 min. samtal) bör helst ske i separata rum så att människor kan börja hacka så snabbt som möjligt om ville. Lightning talks avse direkt händelsen: någon lägger fram en datamängd som kan användas, ett programmeringsspråk som kan hjälpa, en hacka idé som skulle kunna rekrytera fler människor att arbeta på det, etc.
Demos och döma. I slutet av evenemanget, alla hacks bör presenteras mycket snabbt (~ 120 sekunder, beroende på antal deltagare) - se till att planera tid för detta (t.ex. om det finns 30 hacka på 120 sekunder, presentationer kommer att pågå * på minst * timmen exklusive tid för fumla runt eller tekniska svårigheter. Vara tankeväckande om hur lång tid kommer alla att vilja sitta still. Den korta timing ofta gör presentationer kul - särskilt om nedräkningen projiceras på en vägg för alla att se. Bygga i tid för tävlingskriterier att besluta vilka lag vinner som tävlingskategorier och för deltagarna att lämna in sin röst för "People's Choice Award".